Solución integral

¿Cuál es el concepto de la solución Knosys?

ECM Su información es su activo más importante. Knosys es el gestor documental que se encargará de custodiar, gestionar y distribuir su información, haciéndola más accesible y segura. Fácil de usar, escalable, para todo tipo de usuario y con el fin puesto en disponer de una gestión documental “sin papeles”.

Knosys le permitirá modular el sistema para que se adapte a sus necesidades, ahorrando costes de implementación y sin pagar por funciones que nunca va a utilizar. Y todo ello apoyado por los contratos de Mantenimiento de Software que le permitirán tener siempre actualizado su software y con un experto equipo de Soporte Técnico que resolverá sus dudas y le ayudará en cualquier problema que le surja.

  • Knosys es una familia de soluciones de Gestión Documental y/o contenidos empresariales.
  • El objetivo es cubrir todas las necesidades del ciclo de vida de la información.
  • Knosys NO ES un paquete cerrado, es un software flexible y adaptable a cualquier necesidad. Desarrollado mediante módulos flexibles y adaptables.
  • Es una solución FÁCIL, FLEXIBLE y ADAPTABLE a cualquier problema de gestión documental.

Paso 1: Captura

Captura Es el primer paso para la gestión documental. La pregunta al usuario: ¿Cómo tienes la información? Desde esta fase, se proporciona las herramientas para incorporar la información al ciclo de vida.

En este paso, realizamos la extracción de la información (o no) y su preparación para su incorporación en la gestión documental.

La captura se puede llevar a cabo desde:

  • Digitalización desde escáner
  • OCR/ICR
  • Introducción nativa de la información en el editor
  • Importación de directorios
  • Importación desde correos electrónicos
  • Importación desde otros formatos (XML, Word, Excel…)

Paso 2: Gestión Documental

Gestión documental Realmente aquí empieza la gestión documental. Ahora es cuando automatizamos los procesos relacionados con la gestión, indexación y almacenamiento de los documentos.

La gestión documental la podemos hacer son software propio Knosys (ECM) o con software de terceros que podamos integrar de manera sencilla y cómoda en el sistema. De esta forma podemos adaptar el software a lo que el usuario necesita y aprovechar al máximo las capacidades del software. Será decisión del departamento de desarrollo el utilizar uno u otro.

Este es el proceso interno que normalmente el usuario NO VE. Ya que suele ser el motor propiamente dicho del sistema y que funciona de forma autónoma.

Paso 3: Distribución

Distribución La pregunta en este paso es: ¿Qué queremos hacer con la información? Saber y entender porque el usuario tiene una necesidad de gestión documental. Puede ser desde el simple “guardar y organizar mis documentos”, hasta “publicarlo en la web” o realizar una aplicación de negocio con la información.

Las principales opciones son:

  • Publicación y consulta por Intranets / Internet
  • Aplicaciones de negocio para aprovechamiento de recursos
  • Publicación en dispositivos físicos (CD/DVD/USB)
  • Organización y búsqueda de la información